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Die sich selbst kalibrierende Feedbackschleife oder Feedback im Wandel der Zeit

Über die Jahre ist in und mit der Qudosoft eine kontinuierliche Feedbackkultur entstanden und gewachsen. Waren die ersten Feedback-Versuche noch von unserem Geschäftsführer getrieben, so haben wir mittlerweile ein Level erreicht, auf dem viele regelmäßig Feedback einfordern oder auch aktiv geben wollen. Wir hinterfragen unsere Feedbackmethoden kritisch und passen sie bei Bedarf an.

Bei der Auseinandersetzung mit dem Thema und beim Stöbern in unserem Wiki, habe ich gestaunt und mich gefreut, welchen Weg wir auch beim Thema Feedback schon gegangen sind.

Aber fangen wir von vorne an.

Was ist Feedback?

Feedback ist, wenn es richtig genutzt und angenommen wird, eine Möglichkeit persönlich und auch als Team zu wachsen und sich weiterzuentwickeln. Es ist ein Abgleich von Selbst- und Fremdwahrnehmung.

Feedback hat für uns aber noch mehr Facetten. So basiert unser Ansatz, agil Software zu entwickeln, ganz massiv darauf, regelmäßig Feedback einzuholen und zu geben. Dazu nutzen wir z.B. Review-Meetings, Retrospektiven, Prototypen, Benutzerbefragungen uvm. Die Idee dahinter ist es, zu experimentiern / etwas zu tun, daraus zu lernen, nachzujustieren und besser zu werden – PLAN – DO – CHECK – ADAPT (PDCA).

Dieser Blogpost konzentriert sich auf das persönliche, personenbezogene Feedback.

Feedback geben – die Regeln

Wann immer möglich sollte Feedback zeitnah und direkt gegeben werden. So ist es am besten nachvollziehbar. Häufig wird es aber in definierten Intervallen und mit etwas Abstand z.B. in Mitarbeiter- oder Entwicklungsgesprächen gegeben.

Damit Feedback angenommen werden kann, sollten ein paar Regeln beachtet werden.

  • Der Feedbackgeber sollte dem Feedbacknehmer eine wertschätzende Grundhaltung entgegenbringen und klären, ob das Feedback erwünscht ist.
  • Wertschätzendes Feedback kann beides sein – sowohl Lob als auch konstruktive Kritik.
  • Der Feedbackgeber beschreibt eine möglichst nachvollziehbare Kette aus Beobachtungen, Reaktionen und Impulsen.
  • Die Schilderung einer möglichst wertungs- und vorwurfsfreien Beobachtung ist für die Nachvollziehbarkeit und Akzeptanz beim Feedbacknehmer extrem wichtig. Hier bewegen sich Feedbackgeber und -nehmer auf der Sachebene.
    z.B. „Wenn ich mich richtig erinnere, hast du folgenden Satz gesagt: <Zitat>.“
  • Die Beschreibung der eigenen Reaktionen beleuchtet die Gefühlswelt des Feedbackgebers und (nicht) erfüllte Bedürfnisse. Dabei wird auf die Beziehungsebene gewechselt.
    z.B. „Diese Formulierung wirkt auf mich sehr forsch. Das löst bei mir Unruhe aus, weil…“
  • Der Feedbackgeber überlegt sich, welchen Impuls er oder sie dem Feedbacknehmer mitgeben möchte und äußert eine möglichst eindeutige Bitte, einen Wunsch, eine Aufforderung (oder ggf. auch eine Anweisung).
    z.B. „Ich wünsche mir, dass du <konkreter Wunsch>, damit <Ergebnis>.“

Der Feedbacknehmer hört aktiv zu, rechtfertig sich nicht und gibt kein Kontra. Vielmehr sollte das Gehörte erstmal aufgenommen werden und einwirken. Es ist dem Feedbacknehmer überlassen, was er oder sie sich effektiv mitnimmt.

Obwohl die Regeln recht überschaubar sind, ist es gar nicht so einfach wertvolles Feedback zu geben oder es anzunehmen.
Insbesondere konstruktive Kritik zu üben, fällt vielen Menschen schwer.

Mit etwas Übung und unter Beachtung der Regeln wird das Feedbackgeben aber von Mal zu Mal einfacher.

Feedback in der Qudosoft

Jeder von uns hat zwei „Betreuer“, die sich ggf. darum kümmern Feedbacktermine anzusetzen und Feedbackgespräche zu protokollieren. Wir legen unsere Feedbackintervalle selbst fest. Einige holen sich alle 3 Monate Feedback, anderen reicht das einmal im Jahr. Die Möglichkeit jemandem aktiv Feedback zu geben, besteht natürlich jederzeit. Viele von uns sind aber mittlerweile so weit, sich selbständig Feedback einzuholen, wenn sie das Bedürfnis danach haben.
Kollegen in der Probezeit geben wir spätestens alle 4 Wochen Feedback. Damit wollen wir sicherstellen, dass beide Seiten zufrieden sind, wir die Probezeit bestmöglich nutzen und gemeinsam in die richtige Richtung laufen.

50 Shades of Feedback

Jeder von uns kann selbst über das Feedbackformat entscheiden.

Bisher haben wir mit folgenden Feedbackformaten, die alle ihre Vor- und Nachteile haben, gearbeitet.

Proxy-Feedback

 Gefühlt hat alles mit der bei uns als „Proxy-Feedback“ bekannten Feedbackform begonnen. Das sah damals so aus, dass die Betreuer in der Firma oder aus einem definierten Kollegenkreis Feedback für den Feedbacknehmer eingesammelt und es dann, ergänzt um ihr eigenes, mit ins Feedbackgespräch genommen haben. Im Rückblick war das ein ziemlich gruseliger Ansatz, insbesondere durch die Entkopplung von Feedbackgeber und Feedbacknehmer und oft unkonkret formuliertes Feedback, das nicht einfach annehmbar war. Aber jeder fängt mal klein an. Zum Glück wurde dieser Ansatz von vielen Kollegen kritisiert und ersetzt.

n:1-Feedback

 Feedbackgeber und -nehmer sitzen in mehr oder weniger großer Runde zusammen und geben Feedback. Meist folgt das der Form: kurze Zusammenfassung der evtl. aus dem letzten Feedbackgespräch mitgenommenen Punkte, Feedback des Feedbacknehmers zur eigenen Situation und dem Feedback aus der Runde. Der Feedbacknehmer lädt nach eigenem Gutdünken Kollegen ein. Einige laden alle Kollegen ein, andere eher das eigene Team oder Kollegen mit denen sie intensiver zusammenarbeiten. In diesen großen Runden gibt es sehr kompakt Rückmeldungen von vielen Kollegen. Kritisches Feedback ist dabei eher selten zu hören. Dafür eignen sich vermutlich kleinere Runden besser.

1:1-Feedback

 Der Feedbacknehmer reserviert sich ein bestimmtes Zeitfenster, z.B. 2h und einen Raum und eine Videokonferenzanlage (für Kollegen, die außerhalb des eigenen Büros, z.B. von zu Hause oder einem anderen Standort aus, arbeiten), lädt alle Kollegen ein Feedback zu geben und harrt dann der Dinge, die da kommen. In diesem eher intimen Format können persönlichere und kritische Dinge leichter angesprochen werden, ohne jemanden bloßzustellen.

Feedback-Spaziergänge

 Um aus der Büro- und Arbeitsatmosphäre rauszukommen, haben einige Kollegen ihr Feedbackgespräch im Rahmen eines kleinen Spaziergangs mit 2-3 Kollegen absolviert. An frischer Luft und ohne festes Ziel loslaufen – die Gedanken schweifen lassen und evtl. mal auf ganz neue Ideen für die persönliche Weiterentwicklung kommen.

Feedback-Fragebögen

 Einige Kollegen haben sich im Vorfeld ihres Feedbackgespräch Fragen bzw. Fragebögen ausgedacht, die sie verteilt haben und deren Antworten die Basis für z.B. das n:1-Feedback, 1:1-Gespräche oder einfach nur zum Nachdenken sind.

 

Für das kleine Feedback zwischendurch geben wir uns auch direkt nach Situationen, in denen es geknirscht hat, aber auch wenn etwas richtig gut lief, ad hoc Feedback – ganz informell von Angesicht zu Angesicht.

Mal mehr, mal weniger intensiv nutzen wir Kudokarten und unsere Kudobox. Mit Kudos oder auch Qudos 😉 bedanken wir uns zeitnah bei Kollegen und zollen ihnen öffentlich Anerkennung für besondere Unterstützung oder tolle Ideen. Unsere Kudobox wird alle 2 Wochen geleert und die Kudos im Firmenmeeting vorgelesen.

Die Kudobox in der Küche im Berliner Büro.

Die Kudobox in der Küche im Berliner Büro.

Beim Thema Feedback sind wir auf jeden Fall noch nicht am Ende der Reise angelangt, wenn nicht hier sogar der Weg das Ziel ist.

Habt ihr Ideen oder Anmerkungen im Bezug auf unsere Feedbackkultur? Dann kommentiert gerne diesen Post.

p.s. Auch dieser Blogpost ist durch eine Feedbackschleife gelaufen. Mit ihren Hinweisen, Rückfragen und Ideen haben meine Kollegen mir geholfen, den Inhalt klarer, verständlicher und visuell ansprechender zu gestalten. Danke dafür! (Lächeln)

Quellen und interessante Ressourcen

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