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Erste Hilfe für scheintote Retrospektiven

Seitdem wir Scrum und agiles Arbeiten für uns entdeckt haben, sind regelmäßige Retrospektiven fester Bestandteil unserer Meetingkultur, egal ob Sprint begleitend oder auf Firmenebene.

Über Retrospektiven

Retrospektiven sind ein mächtiges Werkzeug hin zu hoch performanten Teams, schlanken Prozessen und richtig guten Projekten. In Retrospektiven schaut das Team zurück und reflektiert – wie ist die Stimmung, was haben wir gut gemacht und wollen es verstärken, welche Probleme haben wir und wie können wir sie lösen?

Foto4Eine typische Diagnose

Leider erging es uns wie so vielen anderen Teams auch. Wir sind motiviert und engagiert gestartet, haben alle zwei Wochen unsere Retrospektive durchgezogen und lange Zeit auch wirklich gute Verbesserungen erarbeitet. Doch irgendwann war die Luft raus. Die Retrospektiven wurden, da immer nach dem selben Schema abgehalten, kontinuierlich langweiliger. Nachdem die einfachen Verbesserungen abgegrast waren, wir es aber nicht geschafft haben, auch tiefer sitzenden Problemen auf den Grund zu gehen, haben wir nur noch an Symptomen herum kuriert. Nach und nach ging uns der Fokus verloren. Wir behandelten alle möglichen Probleme in der Retrospektive und versuchten zu viele Themen anzugehen.

Zum Glück wurde im Rahmen einer solchen Retro aber irgendwann auch die Retro selbst thematisiert!

Professionelle Hilfe zur Selbsthilfe

Glücklicherweise veröffentlichte Judith Andresen ihr Buch “Retrospektiven in agilen Projekten” just zu dieser Zeit. Das Buch ist eine absolut empfehlenswerte, sehr kurzweilige Lektüre mit vielen interessanten Informationen über Teams, Projekte und natürlich Retrospektiven. Einen Schwerpunkt bildet der umfangreiche Methodenbaukasten für die Gestaltung und Moderation guter Retros.

Nachdem wir die ersten Retros sowohl mit einem kleinen, als auch mit einem großen, verteilten Team auf Basis des Buches hinter uns haben, können wir ganz klar sagen “Na bitte es geht doch”.

Auf einmal sind die Retros kurzweilige Arbeitsmeetings, deren Moderation angenehm ist, in denen alle Spaß haben und sich aktiv einbringen. Mit jeder Retro probieren wir neue Methoden aus, lernen Werkzeuge zur Ursachenanalyse kennen und schaffen es immer besser, das Wesentliche zu identifizieren und auch nur daran zu arbeiten.

Unser Rezept bzw. Was ist jetzt anders als früher?

1. Die Vorbereitung der Retro! Der Moderator sollte die Grundlagen einer guten Retro kennen und sich ausreichend auf diese vorbereiten. Für eine zweistündige Retro muss ein ebensolcher, anfangs sicherlich auch deutlich höherer, Vor- und Nachbereitungsaufwand eingeplant werden. Das reicht von der Auswahl des Themas und der Methodenbausteine, über die Planung der Agenda, das Verschicken der Einladung bis hin zur Vorbereitung von Räumen und Technik.

2. Wir folgen klaren Regeln

  • Die Vegas-Regel garantiert die Vertraulichkeit der Meetinginhalte und des Gesagten
  • Die Oberste Direktive geht davon aus, dass alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt nach bestem Wissen, Gewissen und Kenntnisstand gehandelt haben. Sprich: Es geht um Lösungen nicht um Schuldzuweisungen
  • Teamregeln für das Meetings wie z.B. Handys werden aus- oder zumindest stumm geschaltet
  • Regelmäßige Pausen
  • Timebox
  • Kollegen, welche nicht zum direkten Team gehören, sind nicht dabei

3. Wir folgen unserer Agenda und lassen keine der Phasen aus:

  • Intro – Willkommen, Agenda, Regeln, Beschlusskontrolle
  • Stimmung / Set the Stage – Ankommen im Meeting. Gibt es akute Stimmungen?
  • Rückblick / Gather Data – Was lief gut und was für Probleme hatten wir?
  • Ursachen / Generate Insights – Den Problemen auf den Grund gehen!
  • Maßnahmen / Decide what to do – Maßnahmen zur Problembewältigung bzw. zum Ausbau von Stärken
  • Feedback / Closing the retrospective – Bewertung der Retrospektive

Eine essentielle Phase, die wir früher oft übersprungen haben, ist eine echte Ursachenanalyse. Nicht immer einfach, aber es lohnt sich. Das Feedback zur Retro und dessen Auswertung verhindert, dass wir in alte Muster zurück fallen.

4. Wir können aus einer Vielzahl verschiedenster Methoden für die einzelnen Phasen der Retro wählen. Diese bringen Spaß und Abwechslung, beziehen alle mit ein und sorgen für Fokus und Ergebnisorientierung. Dazu gehören Klassiker wie die “5 Whys” und das “Ishikawa-Diagramm” aber auch so Schmunzler wie “Das ist Klaus” oder Aktivitäten wie die “Pantomime” oder “Kneten”.

5. Wir haben regelmäßige Treffen unserer Scrum-Mastern/Masterinnen eingeführt, um unsere Erfahrungen auch zum Thema Retrospektiven auszutauschen.

Und ihr?

Wie gestaltet ihr eure Retros? Habt ihr weitere Tipps und Tricks, dann teilt diese gerne mit uns, denn nach der nach der Retro ist vor der Retro.

2 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Hallo,

    danke für die Einblicke. Ich habe auch noch einige Hinweise zur Retrospektive unter http://scrumkurs24.de/scrum-retrospektive/ veröffentlicht. Wie bei euch auch, macht es die Erfahrung und es gibt auch nicht den einen richtigen Weg. Die 5 Phasen bieten aber einen wirklich sehr guten Rahmen. Zudem habe ich im Projektmagazin noch ein recht unbekanntes Werkzeug in der Retrospektive vorgestellt: https://www.projektmagazin.de/artikel/toc-denkprozesse-gegenwartsbaum-zur-konfliktloesung-einsetzen_1115885

    Viele Grüße
    Sebastian

    Antworten

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