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Was ich von unserem Sommerfest für meinen Alltag gelernt habe

Hintergrund

Wir hatten am Freitag unser alljährliches Sommerfest. Diejenigen, die dabei waren, werden wahrscheinlich meinen Eindruck bestätigen, dass es ein rundum gelungenes Fest war und mir fällt, bis auf eine Kleinigkeit (die Getränke waren nicht immer eiskalt), nichts ein, was nicht perfekt funktioniert hat. Und das, obwohl vieles anders war als bei vorigen Sommerfesten: Es war das erste Mal, dass wir das Fest nicht am Standort Berlin sondern am Standort Karlsruhe gemacht haben, das erste Mal, dass wir viele Externe dabei hatten, …

Im Rückblick auf das Sommerfest sind zwei Dinge bei mir hängen geblieben, die ich im Folgenden teilen möchte, auch, um die Gedanken für mich etwas zu strukturieren. Ach ja, noch kurz als Hintergrund zu meiner Person: Ich bin Geschäftsführer der Qudosoft und das ist in einem Unternehmen mit dem Grad an Selbstorganisation wie der Qudosoft eine Rolle, die immer wieder neu gefunden werden muss.

Kommunikation

Beim Aufbau für das Sommerfest mussten auch Biertische für uns und unsere Gäste aufgestellt werden. Wir (4 oder 5 Leute) standen also mit einer Palette voller Biertischkombinationen zusammen und überlegten, wie wir diese aufstellen sollten. Wir waren uns schnell darüber einig, dass wir 10 Tische aufstellen möchten und nach kurzer Diskussion wurde der Vorschlag angenommen, diese in 2 Reihen à 5 Tischen aufzustellen. Gesagt, getan. Alle wussten, was zu tun ist. Wirklich?

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Obwohl alle an dieser Aufgabe Beteiligten der Meinung waren, mit einem gemeinsamen Bild aus der Abstimmung gegangen zu sein, haben wir schnell gemerkt, dass dem nicht so war. Es gibt natürlich zwei unterschiedliche Wege um 10 Tische in 2 Reihen aufzustellen, und die Hälfte von uns hatte das eine Bild im Kopf und die andere Hälfte das andere.

Bierbänke 2

Bierbänke 2

Learnings

Auch wenn der „Schaden“ in diesem Fall nicht existent war, auch wenn wir das Missverständnis sehr schnell erkannt haben, ist das für mich ein sehr schönes Beispiel dafür, wie schwer es ist zu erkennen, ob man wirklich ein gemeinsames Bild entwickelt hat.

Wie lässt sich das – für wichtigere Dinge als die Anordnung einiger Biertische – vermeiden?

Ein ganz wichtiges Werkzeug ist, glaube ich, die Dokumentation im agilen Sinne, nämlich als Zusammenfassung von Gesprächen oder anderen Interaktionen. Zugegeben, in diesem Fall wäre es etwas übertrieben gewesen, aber eine einfache Zeichnung oder eine kurze Zusammenfassung der Abstimmung, entweder direkt in der Abstimmung oder danach kurz per E-Mail an die Teilnehmer verschickt, reduziert die Gefahr solcher Missverständnisse enorm und diese können an anderen Stellen – im Gegensatz zu unserer Bierbankformation – viel Zeit, Kosten und insbesondere Nerven beanspruchen.

Leadership

So ein Sommerfest mit 50-60 Mitarbeitern und Gästen erfordert ein gutes Maß an Vorbereitung und Planung. Das fängt bei der Location an, geht über Speisen und Getränken bis hin zu vielen kleinen Details wie der Dekoration.

Ich gehöre zu den Leuten, die es gewohnt sind, mitzudenken, mitzureden, mitzubestimmen. Ich habe auch meist recht klare Vorstellungen, wie etwas laufen sollte, was wichtig ist und was nicht. Seit mehreren Jahren versuche ich, die richtige Balance zu finden und mich an den richtigen Stellen einzumischen und meine Meinung zu sagen und an den richtigen Stellen meinen Mund zu halten.

Beim Sommerfest ist es mir diese Balance gefühlt sehr gut gelungen und daher habe ich danach versucht zu reflektieren, warum das so war.

Wie ich meine Aufgabe in der Qudosoft definiere

Meine primäre Aufgabe ist es, Rahmenbedingungen zu schaffen und zu sichern, um es den Mitarbeitern (zumeist in ihren Teams) zu ermöglichen, in einem sinnerfüllten Arbeitsumfeld Mehrwert für unsere Kunden zu schaffen und damit sowohl die Existenz des Unternehmens zu begründen als auch den Mitarbeitern eine stabile Grundlage für ihr eigenes Leben und ihre persönliche Entwicklung zu schaffen.

Dazu kommen noch ein paar sekundäre Aufgaben, die aber weniger aus meiner Rolle als Geschäftsführer heraus kommen als zum Beispiel aus der Tatsache, dass ich eben seit 25 Jahren Softwareentwicklung betreibe.

An vielen Stellen gelingt es mir nicht, meine Rolle wirklich auf die Rahmen- und Randbedingungen, Inspiration und das Bereitstehen für erfragte Unterstützung zu begrenzen.

Warum es mir in diesem Fall leichter gefallen ist, in meiner Rolle zu agieren

Meine Reflexion darüber, warum es mir im Falle des Sommerfests so viel leichter gefallen ist, loszulassen, hat zu den folgenden Punkte geführt:

  • Karin (unsere Assistentin) hat in der Zwischenzeit viel Erfahrung in der Organisation solcher Feste
    Ich habe großes Vertrauen in Karins Gespür dafür, wann sie Entscheidungen einfach treffen kann und wann es Sinn macht. nochmal nachzufragen.
  • Ich weiß, dass sich Karin aus vergangenen Erfahrungen ihrer Entscheidungsfreiheiten bewusst ist.
  • Die immer wieder von ihr kommenden relevanten Fragen wie nach dem Gesamtbudget, bestätigten dieses gute Gefühl.
  • Ich weiß, dass Karin sich, wenn sie es braucht, Unterstützung bei den Kollegen holt; sowohl für die Einschätzung einer Situation als auch wenn es um konkrete Handlungen geht.
  • Ich weiß, dass es 2,3 Leute gibt, die sehr aktiv mit in die Vorbereitung eingebunden sind.
  • Ich habe großes Vertrauen darin, dass die Kollegen, wenn es darum geht anzupacken, zur Stelle sind. Manche mehr, manche weniger aber ich hatte beispielsweise nie Zweifel daran, dass der Abbau in der Nacht auch ohne konkret benannte Verantwortliche funktionieren würde.
  • Ich wusste, dass Karin alle Informationen hatte oder wusste, wie sie sich diese Informationen beschaffen kann.

Überraschend viele der Punkte haben mit den handelnden Personen zu tun (in diesem Fall hat z.B. Karin eine Schlüsselrolle). Das bestätigt in meinen Augen die Theorie, dass die Frage nach dem Wie nie die erste sein darf. Viel wichtiger ist die Frage nach dem Wer.

Was ich aus meiner Sicht richtig gemacht habe

Ich habe ganz am Anfang der Diskussion die Dinge, die mir wirklich wichtig, sind inklusive des jeweils dahinterliegenden Warums, klar zum Ausdruck gebracht und damit die Leitplanken definiert: Ich wollte das Sommerfest dieses Jahr in Karlsruhe machen um gemeinsam mit unseren Projektpartnern aus der Muttergesellschaft, unserem Hauptkunden, zu feiern und ich wollte das Fest direkt bei unserem Büro machen um uns in die Tradition der Rampenfeste der Muttergesellschaft einzureihen.

Auch wenn es immer wieder gezuckt hat und ich der festen Überzeugung war, ich sei der Einzige, der an ein wichtiges Detail denkt (zum Beispiel der Hausverwaltung Bescheid zu geben) bin ich nicht der Versuchung erlegen, mich einzumischen. Und im Endeffekt wurde keines der Details, an die ich gedacht hatte vergessen.

Ich stand jederzeit zur Unterstützung zur Verfügung, habe diese Unterstützung aber nicht ungefragt oder proaktiv eingebracht
Ich habe beim Auf- und Abbau mit angepackt ohne irgendwie die Führung an mich zu reißen.

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Warum gelingt mir das im Alltag unserer Arbeit nicht immer?

An einigen Stellen wahrscheinlich deshalb, weil das Sommerfest und unsere Arbeit nicht in allen Aspekten vergleichbar sind. Die Planung und Durchführung eines Sommerfestes ist im Cynefin-Framework [1] eher bei kompliziert als bei komplex zu verorten. Zudem betreten wir in unserer Projektarbeit fast täglich Neuland, während sich bei den Festen immer nur bestimmte Dinge verändern, wobei es beim diesjährigen Sommerfest durchaus sehr viele Veränderungen gab.

Es gibt aber auch genügend Dinge, die vergleichbar sind.

So traue ich mich an verschiedenen Stellen zu wenig, die Leitplanken klar zu definieren und korrigiere dafür im Detail nach. Das ist wahrscheinlich eine Folge des Irrglaubens, die Ziele und Leitplanken müssten gemeinsam erarbeitet werden. Was dann wiederum zu einer Überkorrektur des „ich sage, ihr macht“ der, in unserem Fall schon sehr lange zurückliegenden, Vergangenheit führt.

Zweifelsohne gehe ich ein Sommerfest auch noch einen Tick lockerer an als die Projekte, die für uns und unsere Kunden zum Teil von fast existentieller Bedeutung sind. Das ist aber eigentlich auch falsch. Zum einen ist Lockerheit extrem wichtig und zum anderen ist es eben Teil meiner Aufgabe sicherzustellen, dass die Projekte so klein geschnitten sind, dass jedes einzelne ganz locker scheitern können darf.

Zu oft ignoriere ich die Erkenntnis, dass jede ungefragte Einmischung in Details eine Einschränkungen des Vertrauens darstellen kann. Es gibt feste Gelegenheiten, zu denen ich so etwas einbringen kann, aber dafür haben wir eben geschützte Räume wie Reviews, Retrospektiven, die aber zumeist nur innerhalb der Teams und mit der Vegas Regel geschützt sind, oder Projekt-Post Mortems.

Was ich jetzt für mich mitnehme

Ich empfehle immer, bei Gesprächen mit Kunden über Anforderungen nur über das Was und das Warum zu sprechen, während das Wie in der Hand des Teams liegen muss.

Ich werde versuchen, das auch noch einmal für mich mitzunehmen. Für das Wie haben wir sehr gute Leute, die das jeweils entweder selbst machen können, oder wissen, wen sie fragen können. Und wenn sie meinen, dass derjenige, den sie fragen können, ich bin, dann kann ich mich auch zum Wie äußern. Ich muss den Teams noch konsequenter das Vertrauen zum Wie schenken, als ich das jetzt schon mache und wenn mir dieses Vertrauen schwer fällt, sicherstellen, dass die Wer-Frage richtig beantwortet ist, damit es mir eben nicht schwer fällt.

Und ich muss wieder stärker am Feedback zu mir arbeiten, was ich in den letzten Monaten etwas vernachlässigt habe. Denn die Teams wissen ziemlich genau, womit ich sie unterstütze und womit nicht.

Fazit

Es fällt mir manchmal leichter bei Projekten oder Tätigkeiten außerhalb der alltäglichen Bahnen mein eigenes Verhalten zu beobachten und daraus dann – unter Beachtung der Unterschiede – Rückschlüsse auf mein Verhalten bei alltäglicheren Dingen zu ziehen.

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Und: Es war ein super Sommerfest (Lächeln). Qudos an alle, die mitgeholfen haben und ganz besonders an Karin.

[1] https://de.wikipedia.org/wiki/Cynefin-Framework/a>

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