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Wie hochwertige Videokonferenztechnik die standortübergreifende Kommunikation erleichtert

Gerade hatten wir wieder eines dieser Meetings, von denen ich noch vor ein paar Monaten behauptet hätte, dass sie nicht möglich sind:

Über 4 Standorte verteilt, trafen sich 12 Leute aus 3 Unternehmen / Unternehmensbereichen zu einer Projektretrospektive. 2 Stunden waren angesetzt, bereits nach 90 Minuten konnten wir die Retro mit einer kurzen Feedbackrunde abschließen. Das Feedback zum Meeting war überwiegend positiv.

VK

Gesprächskultur und Moderation sind die Grundlage (eines jeden Meetings)

Dass es gelingt einen offenen und doch strukturierten Dialog zwischen einer so großen Zahl von Leuten mit ganz unterschiedlichem Hintergrund zu schaffen, ist an sich schon ein Erfolg, sowohl der in den zurückliegenden Treffen geschaffenen Gesprächskultur als auch der immer besser werdenden Moderation.

So konnte z.B. mit Hilfe der aus Lean-Coffee abgeschauten Daumenabstimmung alle 10 Minuten sichergestellt werden, dass einzelne Themen die Agenda nicht länger bestimmen, als es den Teilnehmern wirklich wichtig ist.

Das alles sind aber Dinge, die schon schwierig genug sind, wenn alle Teilnehmer an einem Ort sind. Doch hier waren wir über 4 Standorte verteilt.

Jetzt kommt ins Spiel, dass wir Anfang des Jahres in eine professionelle Videokonferenz-Installation investiert haben. Davor haben wir lange mit Skype, Google-Hangout, Webcams an Notebooks, Tablets, Webcams auf großen Monitoren, Skype mit teuren Zusatzmikrofonen, etc. experimentiert. Vieles davon war besser als nur die Konferenztelefone, aber sobald an mehr als einem Standort mehr als eine Person teilnahm, war das anstrengend und ermüdend. Auf die Idee, mehr als einen Standort auf diese Weise remote mit dazu zu holen, wären wir bis dahin gar nicht gekommen.

Seit Anfang des Jahres haben wir an den wichtigsten Standorten Videokonferenzeinheiten und können, wo notwendig, per Soft-Client oder Mobile-App auch unabhängig von der festen Hardware an Videokonferenzen teilnehmen.

Einfluss der Videokonferenztechnik auf den Alltag

Insbesondere unseren standortübergreifenden Alltag hat dies dramatisch verändert. In verschiedensten Meetings sind wie selbstverständlich Teilnehmer aus unterschiedlichen Standorten mit dabei, egal ob beim Daily eines standortübergreifenden Teams (siehe ) oder, wie ich es neulich erlebt habe, wenn alle Kollegen gemeinsam über Neueinstellungen entscheiden.

Gerade auch nicht so einfache Themen können um einiges besser besprochen werden, wenn man sich nicht nur hört, sondern einfach und schnell eine Videoverbindung herstellen kann, dazu noch in sehr guter Bildqualität und mit synchronem Ton.

Es sind kleine Dinge, die einen den Unterschied zu z.B. klassischen Telefonkonferenzen spüren lassen – auch hier hatten wir schon in gute Hardware investiert.

Es mag nur mir so gehen, aber nach 2 Stunden Telefonkonferenz an beispielsweise 3 Standorten mit 8 Teilnehmern habe ich oft Kopfweh, bin müde und ausgelaugt. In der Telefonkonferenz selbst passiert es dauernd, dass Teilnehmer aus Versehen gleichzeitig sprechen oder nicht zu Wort kommen, weil sie zu lange höflich warten. Im Gegensatz dazu zehrt die Videokonferenz körperlich deutlich weniger an mir und erlaubt allen einen ausgeglicheneren Austausch.

Persönliches Gespräch – ganz lange nichts – Videokonferenz – ganz lange nichts – Telefonkonferenz

Es geht nichts über ein persönliches Gespräch mit der Möglichkeit, sich vor, während und nach dem Treffen in die Augen zu schauen. Das kann auch die Videokonferenz nicht wirklich ersetzen, aber eine qualitativ hochwertige Videokonferenz ist den anderen Alternativen (Telko, Skype, …) so weit überlegen, dass sich die Investition überall dort, wo regelmäßig intensiv standortübergreifend kommuniziert wird, auf jeden Fall lohnt.

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