Aus der Reihe “Wie funktioniert die Qudosoft”
Wie bekommen wir es als Firma hin, regelmäßig über wichtige, größere und intensivere Themen mit möglichst vielen Menschen zu reden und daran zu arbeiten? Dazu haben wir neben dem Qudosoft-Firmenmeeting seit 1,5 Jahren die Qudosoft Open Spaces etabliert. Jedes 2. der ehemals 14-tägigen Firmenmeeting wurde durch einen Open Space ersetzt, so dass wir nun jeden Monat ein Firmenmeeting und einen Open Space im Wechsel haben.
Worum es dabei geht und wie das (ab)läuft, lest ihr in diesem Blogpost.
Worum geht’s?
Es geht um Themen, die nicht in 10-15 min besprochen sind bzw. über die nicht nur informiert oder kurz abgestimmt werden soll. Es geht um vielfältige Themen die eines intensiveren Meinungs-, Gedanken- und Erfahrungsaustauschs bedürfen. Und genau dafür bietet sich das Open Space Format an. Was dieses Format ausmacht, haben wir für uns so zusammengefasst:
Um allen die Teilnahme zu ermöglichen, finden unsere Open Spaces remote statt. Wir nehmen uns jedes Mal 2h Zeit. Als Tools nutzen wir zoom für das virtuelle Meeting und miro als digitales Whiteboard. Das funktioniert für uns im Zusammenspiel sehr gut, nicht nur im Kontext der Open Spaces.
Vorbereitung
Jeder Open Space hat eine*n im Vorfeld festgelegte*n Organisator*in, deren*dessen Aufgabe es ist:
- das Miro-Board vorzubereiten
- eine kurze Vorankündigung in Slack z.B. am Tag vorher zu posten
- den Open Space zu moderieren
- für den nächsten Termin eine*n Organisator*in zu finden
- die Inhalte des Miro-Boards z.B. als PDF im Intranet zu dokumentieren
Ablauf
| Uhrzeit | Punkt | Inhalt | Dauer |
| 13:30 Uhr | Check in | Ankommen, Einführung, Erklärung Open Space | 10 min |
| 13:40 Uhr | Sessionplan | Themen sammeln, pitchen, aufteilen, Sessions verteilen | 10 min |
| 13:50 Uhr | Session 1 | max 3. Themen parallel | 40 min |
| 14:30 Uhr | Pause | Raum wechseln, Küchengespräche | 10 min |
| 14:40 Uhr | Session 2 | max 3. Themen parallel | 40 min |
| 15:20 Uhr | Wrap Up | Feedback, letzte Worte, Ausklang, nächste Orga + Moderation finden | 10 min |
Themenvorschläge sammeln wir im Vorfeld auf einer Seite in unserem Intranet und ergänzen sie am Anfang des Open Space um weitere spontane bzw. aktuelle Themen.
Bei den Themen geht es manchmal auch ganz schön zur Sache. Bsp. für Themen der letzten Zeit:
- “Wie erkennen wir Scheißprojekte?”
- “Fremdbestimmte Selbstorganisation”
- “Wie treffen wir Entscheidungen?”
- “Inflationsrate und Gehaltsanpassungen”
- “Slacktime – Was gehört dazu, was nicht?”
Wir planen den Open Space und dokumentieren die Sessions direkt in miro. Für die Dokumentation innerhalb der Sessions sind die Teilnehmer*innen selbst verantwortlich. Der*die Open Space Owner*in exportiert am Ende lediglich die Inhalte des Miro-Boards z.B. als PDF und lädt sie im Intranet hoch.
Wir präsentieren die Ergebnisse aus den Sessions nicht im Rahmen des Open Space. Wer etwas vorstellen oder weiterführen will, kümmert sich selbst um Zeit, Ort und Format (z.B. nächstes Firmenmeeting oder Blogpost im Intranet oder an einem anderen passenden Ort.)
Wie organisiert ihr euch in eurer Firma? Schreibt gerne in die Kommentare und lasst uns in den Austausch gehen.
In diesem Sinne: Stay Qonnected!